APL 080: Das Pyramidenprinzip. Logisch präsentieren und argumentieren

Heute habe ich wieder einmal ein besonderes Thema im Gepäck. Worum geht’s? Es geht um nichts weniger als DAS Geheimrezept mit denen die Top-Strategieberatungen ihre Argumentationen und ihre Präsentationen aufbauen. Wenn Sie sich also gefragt haben, wie machen die das, dass sie vom Vorstand Entscheidungen zu oft dramatischen Veränderungen bekommen, und das, obwohl sie oft erst ein paar Wochen im Haus sind, dann darf ich dieses Geheimnis heute lüften. Dahinter steckt das so genannte Pyramidenprinzip. Also pyramidal argumentieren und pyramidal präsentieren. Ich persönlich arbeite seit Jahren damit, nämlich genau seit ich selber bei einer Strategieberatung gearbeitet habe. Und ich baue auch die allermeisten meiner Präsentationen damit auf. Warum? Weil’s wirkt. Vor allem, wenn man es mit dem Top-Management zu tun hat. Um zu verstehen, warum das Pyramidenprinzip so gut wirkt, hier eine kurze Geschichte aus dem echten Leben. Stellen Sie sich vor: es ist Samstagmorgen, 8 Uhr, ich bin gerade aufgestanden, die Kinder haben es ausnahmsweise zugelassen. Zeit für ein schönes Familienfrühstück. Dazu brauchen wir frisches Gepäck, bei mir in Wien sind das Kipferl und Semmeln. Während ich zur Garderobe schlurfe schaue ich nach draußen, die Sonne scheint die Vögel zwitschern, mir steigt förmlich der Geruch nach frischem Brot in die Nase. Herrlich. Ich freue mich schon richtig auf den kurzen Weg in die Bäckerei. Da ruft Schatzi ums Eck: „Nimmst Du mir bitte ein paar Bananen mit“. Ich ziehe mir den Mantel an, da fällt Schatzi ein „Und bitte auch noch Milch, ja?“. Ich schlüpfe in die Schuhe und höre „Lass mich schauen, ob wir noch Kartoffeln haben. Eier brauchen wir auch noch. Nein, Kartoffeln sind aus, nimm bitte noch welche mit.“ Ich mache gerade die Wohnungstür auf und höre „Karotten, und vielleicht noch ein paar Orangen.“ Im Treppenhaus höre ich noch „Butter, Äpfel, und noch Joghurt“. Ich antworte „Noch was?“. „Nein, das ist alles!“ Eine Viertelstunde später bin ich wieder da. Ich habe Brot mit, Bananen, Milch und Erdbeeren. Und natürlich die Zeitung. Meine Frau schaut mich fassungslos an. Wo sind die anderen Sachen? Und wozu bitte brauchen wir Erdbeeren? Hm, dumm gelaufen. Allerdings erwartbar dumm gelaufen. Den meisten Menschen wäre es nicht anderes gegangen. Warum? Weil die meisten Menschen nur sieben plus minus zwei Dinge kurzfristig verarbeiten und im Kurzzeitgedächtnis zwischenspeichern können. Bei manchen Menschen sind es fünf, bei anderen sind es neun, der Durchschnitt liegt bei sieben. Und wenn man abgelenkt ist, zum Beispiel vom schönen Samstagmorgen, dann leidet die Aufmerksamkeit, dann kann man sich noch weniger merken. Natürlich können sich Menschen sehr viel mehr merken, das wissen wir alle, wir wissen ja auch alle sehr viel mehr als sieben plus minus zwei Sachen. Aber eben nicht auf Zuruf und unstrukturiert. Wenn es in der richtigen Form geliefert wird, geht es leichter. Als reine Aufzählung von Dingen, Ziffern oder Namen im Kurzzeitgedächtnis sind es sieben plus minus zwei. Stellen wir uns alternativ zum Szenario vorhin vor wir sitzen am Küchentisch vor einem Blatt Papier und Schatzi diktiert uns die Einkaufsliste in aller Ruhe. Bananen Milch Kartoffeln Eier Karotten Orangen Butter Äpfel Joghurt Wenn es auf dem Papier vor einem steht, dann fällt gleich auf, dass das Produkte sind, die in verschiedene Kategorien fallen. Bananen, Orangen und Äpfel sind Obst, Kartoffeln und Karotten fallen unter Gemüse, und Milch, Eier, Butter und Joghurt finden wir im Kühlregal. Mit dieser Struktur können wir uns die Sachen viel leichter merken. Ganz oben steht Einkauf, darunter stehen Obst, Gemüse und Kühlregal, und darunter kommen die einzelnen Produkte. Das sieht dann aus wie – eine Pyramide. Wir merken uns Dinge also leichter, wenn sie auf eine gewisse Art und Weise strukturiert sind. Und diese Struktur ähnelt einer Pyramide. Sicher hätte ich von meinem samstagmorgendlichen Ausflug sehr viel mehr Dinge mitgebracht, wenn meine Frau gerufen hätte: Kannst Du bitte noch was Einkaufen (Spitze der Pyramide), wir brauchen noch Gemüse, Obst und ein paar Sachen aus dem Kühlregal (zweite Ebene der Pyramide). Beim Obst nimm bitte Bananen, Äpfel und Orangen mit (dritte Ebene der Pyramide), und so weiter. Fragen Sie sich jetzt, was das mit der Argumentationstechnik und mit der Präsentationstechnik von McKinsey, Boston Consulting, Roland Berger und all den anderen zu tun hat? Das beschriebene Strukturieren von Informationen, also das Anordnen in einer besser merkbaren Form macht jeder von uns ganz automatisch. Das heißt, wenn wir eine Präsentation hören oder einen Vortrag, wenn wir in ein Gespräch vertieft sind, oder wenn wir fernsehen, dann ordnen wir die Informationen, die da auf uns einprasseln ein. Und wir ordnen die Informationen so ein, dass das für uns einen Sinn ergibt. In aller Regel ist das eine pyramidale Struktur, bei der unter einer zentralen Information Unterinformationen stehen, und unter diesen dann wieder Unter-Unterinformationen. Und so weiter. So können wir uns alles besser merken. Wenn wir das nicht machen würden, dann hätten wir größte Probleme das Ende eines zweistündigen Kinofilms zu verstehen. Das heißt wir müssen Informationen sogar strukturiert verarbeiten, um den Dingen in einem größeren Zusammenhang Sinn zu geben. Wenn wir aber wissen, dass dieses Strukturieren von Informationen ohnehin jeder ganz automatisch macht, dann können wir den Empfängern einen großen Gefallen tun. Wir können die Botschaft gleich in einer strukturierten Form senden. Das hat mehrere Vorteile, auf die ich gleich noch zu sprechen komme. Davor aber ein ganz konkretes Beispiel. Ich habe vor Jahren mal ein Projekt gemacht bei dem es darum ging einen Produktionsstandort in ein anderes Land zu verlagern. Die Entscheidung, dass der Standort verlagert wird, war gefallen, es war nur noch nicht klar, wohin. Ich als Berater hatte den Auftrag die verschiedenen Standorte zu vergleichen und dann eine Empfehlung abzugeben. Was macht man in so einer Situation? Man sieht sich die Standorte und die Länder, in denen die Standorte liegen, nach einer Vielzahl verschiedener Faktoren an. Zum Beispiel Wie interessant ist das Land als Absatzmarkt? Gibt es eine funktionierende Zulieferindustrie? Wie sind die Lohnkosten? Wie sieht’s mit der Verfügbarkeit qualifizierter Facharbeiter aus? Wie ist die logistische Anbindung, sowohl was die Anlieferung betrifft, also auch bei der Auslieferung der fertigen Produkte? Gibt es aufgeschlossene und angebundene Grundstücke? Gibt es Förderungen durch Staat, Bezirke oder Gemeinden? Wie sieht es mit Bürokratie aus? Wie steht’s mit der Korruption? Und so weiter, und so weiter… Und jetzt stellen Sie sich folgendes vor. Wir haben uns mehrere Wochen lang all diese Fragen angesehen, Daten gesammelt und haben Analysen gefahren. Auf dieser Basis haben wir eine dicke Unterlage gemacht, in der alle Ergebnisse drinstehen, am Ende unsere Empfehlung. Jetzt stehen wir vor dem Vorstand, um die Ergebnisse zu präsentieren. Wir haben genau eine Stunde. Und wir haben ein klares Ziel: wenn wir diesen Raum verlassen, dann wollen wir eine Standort-Entscheidung haben. Der Vorstand besteht aus einer ernst schauenden Frau im strengen Hosenanzug und zwei noch ein wenig ernster schauenden Männern in Anzügen. Die Stimmung ist förmlich und kühl. Heute geht es um etwas. Das ist keine kleine Entscheidung. Ich bemerke eine gewisse Anpassung. Bilde ich mir das ein, oder rieche ich Angstschweiß? Es geht los, meine Kollegin beginnt mit den Worten. „Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank, dass Sie uns heute Ihre Aufmerksamkeit schenken. In der kommenden Stunde werden wir Ihnen zeigen, was wir uns alles angesehen haben, zu welchen Schlussfolgerungen wir gekommen sind. Am Ende geben wir dann darauf basierend unsere Empfehlung ab.“ Wohlwollendes Nicken von allen Seiten. Also präsentieren wir Folie für Folie, Chart für Chart, Analyse für Analyse die Ergebnisse unserer Arbeit. Unsere Analysen sind alle handwerklich sauber gemacht, die Schaubilder gut gewählt, trotzdem läuft es irgendwie nicht rund. Die Vorstandsmitglieder hören zwar höflich zu – sie haben offensichtlich gute Manieren – allerdings beginnen sie auf den Stühlen zu rutschen, und alle drei blättern abwechselnd in den Unterlagen vor und zurück. Nach etwa zehn Minuten öffnet sich die Tür. Die Sekretärin des Vorstandsvorsitzenden kommt rein. Sie blickt in die Runde, dann geht sie zu Ihrem Chef und hält ihm einen Zettel unter die Nase. Der nickt kurz, blick auf, dann in die Runde, und sagt: „Entschuldigen Sie mich bitte. Ich muss weg. Machen Sie hier bitte ohne mich weiter.“ Wir präsentieren artig weiter, während die Unruhe der verbleibenden Vorstandsmitglieder nochmals spürbar wächst. Inzwischen haben sie ihre Mobiltelefone herausgeholt und tippen darauf herum. Hören die uns noch zu? Wir haben das Gefühl wir präsentieren hier in den leeren Raum. Eine halbe Stunde qualvolles Herumhampeln, Erklären und Argumentieren später, kommen wir zum Ende. „Nach Abwägung aller Argumente empfehlen wir Ihnen den Standort nach Land B in die Region Z zu verlagern.“ Unsere beiden Zuhörer sehen uns verwirrt und entgeistert an. „Ich dachte in Land B ist die Korruptionsrate höher als überall sonst.“ Meldet sich einer der beiden „Ja, schon…“ kommt mir meine Kollegin zu Hilfe… Da meldet sich das andere Vorstandsmitglied. „Nach allem, was ich heute gehört habe, war ich überzeugt Sie würden uns Region X in Land A empfehlen!“ Muss ich noch mehr sagen? An diesem Tag haben wir keine Entscheidung bekommen. Alle waren sauer. Keine Entscheidung bedeutet Projektverzug, ein neuer Termin mit dem Vorstandsvorsitzenden ist schwer zu kommen, auch hatte keiner mehr so richtig Lust darauf. Warum ist uns da passiert, was uns passiert ist? Wir hatten unsere Präsentation aufgebaut wie einen guten Kriminalroman. Viele, viele Informationsschnipsel, jeder in sich konsistent, manche davon weisen in die eine Richtung, manche in eine andere. Am Schluss kann sich niemand ganz sicher sein. Wer ist denn nun der Mörder? Der treue Gärtner, der gekränkte Butler, der hinterhältige Schwiegersohn oder doch die lebenslustige Gattin, jetzt Witwe. Dann erst kommt, die Auflösung. Der Bruder war’s. Und alle sind überrascht. Für einen Krimi ist die große Überraschung am Schluss perfekt. Alles andere wäre langweilig. Für eine Präsentation im Business-Umfeld ist sie in den allermeisten Fällen völlig ungeeignet. Das genannte Beispiel war eine Präsentation, die eben NICHT nach dem Pyramidenprinzip aufgebaut war. Pyramidenprinzip bedeutet, dass man von der Spitze her beginnt, die Überlegungen darunter Schritt für Schritt herleitet und immer tiefer geht, und damit auch die Überlegungen im Kopf der Zuhörer Schritt für Schritt aufbaut. Denken wir uns daher nochmals in den Raum mit den drei Vorständen zurück. Diesmal beginnt die Präsentation aber ein wenig anders… „Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank, dass wir Ihnen heute die Ergebnisse unserer Arbeit präsentieren dürfen. Sie hatten uns damit beauftragt den idealen Platz für Ihren neuen Produktionsstandort zu finden. Unsere Empfehlung lautet den Standort nach Land B in die Region Z zu verlagern. Im Folgenden zeigen wir Ihnen gerne, wie wir zu dieser Empfehlung gekommen sind.“ Der große Unterschied zum Beispiel vorhin? Sofort sind alle hellwach und aufmerksam. Gleich ergreift der Vorstandsvorsitzende das Wort: „Warum ausgerechnet Land B? Unser Wettbewerber hat gerade einen Standort in Land C gebaut.“ Ich schaue meine Kollegin an. Wir nicken uns kaum merklich zu. Jetzt haben wir die volle Aufmerksamkeit unserer Zuhörer! Ich antworte „Wir haben unsere Analysen nach vier zentralen Fragen gegliedert. Wie ist die wirtschaftliche Gesamtsituation des Landes? Sind wir in der Lage am betreffenden Standort ausreichend viele und ausreichend qualifizierte Arbeitskräfte zu attraktiven Löhnen zu finden? Sind die erforderlichen Rahmenbedingungen seitens der öffentlichen Verwaltung gegeben? Wie gut ist die Infrastruktur? Zu Ihrer konkreten Frage: Zwar ist die Infrastruktur in Land C, wo Ihr Wettbewerber seinen Standort errichtet hat, sehr gut. Allerdings herrscht auf Grund mehrere Betriebsansiedlungen bereits heute ein intensiver Wettbewerb um Arbeitskräfte. Auch Ihr Mitbewerber hat schon Schwierigkeiten Facharbeiter zu finden. Daher empfehlen wir einen Standort in dieser Region ausdrücklich nicht. Ein anderer der drei Vorstände meldet sich zu Wort „Was haben Sie sich unter “erforderliche Rahmenbedingungen seitens der öffentlichen Verwaltung“ angesehen. „Hier ging es vor allem darum, ob die Rechtsstaatlichkeit ausreichend ausgeprägt ist um Ihre sensiblen, auch patentrechtlichen Ansprüche zu schützen, und natürlich, wie stark die Korruption in der öffentlichen Verwaltung ausgeprägt ist.“ Eine Frage folgt auf die nächste, wir bekommen gar keine Gelegenheit in die Präsentation einzusteigen. Wir beantworten immer nur eine Frage nach der anderen, hanteln uns in unserer – jetzt pyramidalen Struktur – einmal auf die zweite Ebene, einmal bis auf die dritte oder vierte Ebene. Da öffnet sich Tür. Die Sekretärin des Vorstandsvorsitzenden kommt rein und hält ihrem Chef einen Zettel unter die Nase. Der nickt kurz, blick auf, dann in die Runde, und sagt: „Ich muss leider weg. Ich denke aber wir haben genug gesehen. Vielen Dank für die ausgezeichnete Arbeit. Ich unterstütze Ihren Vorschlag.“ Und weg ist er. Die Präsentation ist nach nur 10 Minuten vorbei. Jetzt die Frage… war das ein Misserfolg? Immerhin hatten wir nur 10 Minuten statt einer Stunde, immerhin durften wir nur einen Bruchteil unserer Analysen präsentieren. Das Ziel, das wir uns selber gesteckt hatten, war eine Entscheidung. Die haben wir bekommen. Also ist es ein Erfolg. Und wie haben wir diesen Erfolg erreicht? Indem wir pyramidal vorgegangen sind. Wir haben mit dem Ergebnis begonnen, mit der Spitze der Pyramide. Dann erst sind wir auf die nächste Ebene gegangen. Und wir haben unseren Zuhörern die Gelegenheit gegeben jede neue Information in den Rahmen des übergeordneten Vorschlags einzusortieren. So vorzugehen wirkt für die meisten von uns unpassend. Schließlich haben wir es ganz anders gelernt. In der Schule, auf der Uni war immer die Herleitung wichtiger als das Ergebnis, und das Ergebnis ist immer zum Schluss gekommen. Und auf einmal soll es genau umgekehrt sein? Ja, und dafür gibt es mehrere Gründe. Erstens ist Information, die pyramidal aufgebaut ist, leichter und schneller aufzunehmen. Das ist besonders dann wichtig, wenn der Informationsempfänger wenig Zeit und die Information wichtig ist. Wenn man z.B. bei Rettung oder Polizei anruft, dann lassen die einen meist kurz ein wenig reden, damit der Anrufer emotional ein wenig runter kommt. Und ab dem Zeitpunkt übernimmt der Mensch am anderen Ende der Leitung das Kommando, und ab da wird es sehr, sehr strukturiert, und pyramidal. Ein anderes Beispiel ist das Top-Management. Dort muss es häufig schnell und auf den Punkt sein. Wenn man eine Top-Managerin oder einen Top-Manager mit Details quält, die er oder sie erst mühsam strukturieren muss, dann wird es schwierig. Genau das ist im Präsentationsbeispiel vorhin passiert. Zweitens, und das gilt, wenn es mehrere Empfänger gibt, ist es weniger aufwändig, wenn der Sender das einmal vorstrukturiert, und dann muss es nicht jeder einzelne nochmals für sich machen. Das heißt pyramidal argumentieren und präsentieren ist auch effizient, weil der Vortragende einen großen Teil der Arbeit für die Empfänger macht. Das ist für die Empfänger sehr angenehm. Und drittens, ich habe ja keinen Einfluss darauf, wie die Empfänger eine Information strukturieren, außer ich mache das gleich beim Senden für sie. Wenn es also mein Interesse ist, dass Informationen auf ähnliche Art und Weise beim Empfänger ankommen, wie ich sie dort haben will, dann bietet es sich an die Informationen vorzustrukturieren. Und das macht man am besten und einfachsten pyramidal. Ich biete übrigens seit Beginn des Jahres ein Training an, in dem das Pyramidenprinzip eine ganz entscheidende Rolle spielt. An zwei Tagen können Sie lernen, wie man erfolgreich mit Entscheidern im Allgemeinen und mit Top-Managern im Speziellen kommuniziert. Der Link dazu lautet www.georgjocham.com/entscheiderkommunikation/ Im Training selbst schauen wir uns zuerst Verhaltens- und Kommunikationspräferenzen an. Viele, viele Menschen glauben nämlich, dass sie andere Menschen so behandeln sollen, wie sie selber behandelt werden wollen. Leider stimmt das nicht. Der Köder muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler, und genauso ist es auch in der Kommunikation. Mit Gereon Jörn habe ich dazu schon in der letzten Episode gesprochen. Im Training gibt es für die Teilnehmer bereits hier die ersten großen Aha’s. Anschließend sehen wir uns das Pyramidenprinzip im Detail an, und arbeiten es an einigen Praxisbeispielen durch. Auch da sind viele Teilnehmer überrascht, wenn sie erkennen wo überall diese pyramidale Struktur heute schon zum Einsatz kommt, und wie angenehm es für den Empfänger ist, wenn er die Inhalte bereits pyramidal vorgekaut bzw. vorgedacht serviert bekommt. Schließlich schauen wir uns an wie man Charts und Schaubilder macht, die emotional und inhaltlich Wirkung erzielen. Das Ergebnis nach zwei intensiven und praxisorientierten Tagen ist eine um ein Vielfaches verbesserte Kommunikation mit Entscheidern und mit dem Top-Management. Und oft ist genau das der entscheidende Schub für den nächsten Karriereschritt. Bei Interesse gerne melden. Hier nochmals der Link: www.georgjocham.com/entscheiderkommunikation/